STAGEVERSLAG SUSAN VERTOONT

WEEK 12 - AFZIEN!

2008-06-17T02:17:00.001+02:00

Week 12 was de lastigste stageweek van allemaal! Op vrijdag 6 juni 2008 moest ik namelijk mijn eindwerk, website en stageverslag indienen. Gezien de lange dagen – opstaan om 06.30 uur en ’s avonds thuiskomen om 20.00 uur – word je erg snel vermoeid, en zeker als je bovenop die werkdagen ook nog andere taken tot een goed eind moet brengen.

Na een lastig weekend van drie dagen computeren, begon de werkweek gelukkig rustig. Voor Joke mocht ik gepersonaliseerde brieven sturen naar de winnaars van de Brussels Airportactie (zie twee weken geleden) en voor Sofie selecteerde ik foto’s uit haar bestand voor een nieuwe affiche. Jammer genoeg speelde mijn vermoeidheid me die dag toch al parten. ’s Ochtends had Roderick me gevraagd om de wekelijkse interne vergadering bij te wonen, maar ik had z’n vraag niet goed gehoord en was bij een andere meeting gaan zitten. Gelukkig was die ook interessant en gelukkig heeft niemand het me achteraf kwalijk genomen ;-).

Ook dinsdag werd ik opgezadeld met een logistiek jobje. Sofie C. moest uitnodigingen sturen voor het Legofeest ter gelegenheid van zijn 50-jarig bestaan. Ik ging voor Sofie een berg postzegels halen bij het dichtstbijzijnde postkantoor en we gingen aan de slag.

Woensdag moest ik niet alleen de eindwerkstress trotseren, maar ik moest ook nog een ander stel zenuwen onder controle proberen houden. Om 11.00 uur die ochtend kwam mijn begeleider van op school naar thepubagency. Sofie C. was klaar om me definitief te evalueren en om me een cijfer te geven voor mijn geleverde prestaties. Ik kan alleen maar hopen op een goed resultaat, want haar gesprek met meneer Moons mocht ik niet bijwonen. Gelukkig heeft ze me achteraf wel helemaal gerust gesteld.

Donderdag was Sofie C.’s laatste werkdag bij thepubagency. Ze vond een andere job, dichter bij huis, met een grotere klemtoon op ‘sales’ en ‘HR’. Het zal raar zijn, om volgende week zonder haar te werken … Om in schoonheid afscheid te nemen, gingen Sofie en ik die middag een spaghetti eten. We blikten terug op de drie korte maanden dat we samenwerkten en evalueerden mijn stage bij thepubagency. Ik heb erg veel bijgeleerd de afgelopen maanden, zowel op professioneel vlak als over mezelf. Bovendien heeft Sofie zich erg goed over mij ontfermd en om haar te bedanken had ik een klein cadeautje mee.

De vermoeiende werkweek eindigde in Brussel, met een HR-meeting bij Umicore. Deze middag mocht ik mijn draaiboek voor de internetvragenlijst voorstellen. Rita Pannemans en Stefaan Decaesstecker van Umicore HR leken opgetogen over mijn voorstel en dat stemde me tevreden. Hopelijk wordt het binnenkort ook echt uitgevoerd!

WEEK 10 - FOODSHOOT

2008-06-17T01:44:00.002+02:00

Op maandag, week 10, mocht ik iets plezants doen met Joke. Samen met Brussels Airport had ze een wedstrijd op touw gezet voor reisbureaus. Die wedstrijd werd gecommuniceerd via een ‘Direct Mailing’, die onder andere stickertjes bevatte met een leuke slogan erop in de huisstijl van Brussels Airport. In de brief werd aan de reisbureaus gevraagd om zich in te loggen op de website www.passionfortravel.be, en zelf een leuke slogan in te zenden voor op één van die stickertjes. Op 16.05.2008 liep de wedstrijd af. Nu moesten alle inzendingen worden bekeken en er moest een preselectie worden gemaakt voor de jury, zodat die per land (Nederland – België – Frankrijk) 10 winnende inzendingen kon selecteren. Ik was, samen met Joke, bevoegd om de leuke inzendingen eruit te kiezen.

De dinsdag was een speciale dag, want ik hoefde niet naar thepubagency te komen. Dat kwam heel goed uit, want uitgerekend die dag was het staking van de treinen, dus god weet wanneer ik anders in Antwerpen was geraakt. Dinsdag mocht ik met Robin mee naar een photoshoot, die plaatsvond in Gent. Er moesten foto’s worden getrokken van croissants voor de nieuwe van een van thepubagency's klanten. Ik had nooit gedacht dat het nemen van twee foto’s zo tijdrovend was! Bijna de hele dag hebben Robin en ik bij ‘Foodphoto’ gezeten. Niet alleen het nemen van de foto’s neemt veel tijd in beslag, maar ook de communicatie klant - leverancier verloopt traag. Op het moment dat Robin en de fotograaf tevreden waren met een genomen beeld, werd het opgestuurd naar Sofie S., de Account Executive van dienst. Zij stuurde die foto op haar beurt door naar de klant, en dan was het wachten op goedkeuring … Na een half uurtje kreeg Sofie S. een telefoontje van de klant met feedback en dan belde zij die informatie door naar ons. De gewenste aanpassingen werden gemaakt en het hele parcours van telefoneren kon van voor af aan beginnen. Tot op het moment dat de klant 100% tevreden is.

Op woensdag nam ik de Umicore-internetenquête eindelijk eens goed onder handen en op donderdag kreeg ik er hier en daar nog een klusje bij.

Donderdagmiddag kwam er bovendien bezoek naar thepubagency. Een vertegenwoordigster van een potentiële leverancier kwam enkele producten voorstellen. Joke, Sofie S. en ik luisterden geboeid naar de uitleg. Cathérine toonde aan dat haar bedrijf heel wat op maat gemaakt promotiemateriaal kon vervaardigen uit gerecycleerd cardboard. Zo had het bijvoorbeeld al enkele mooie beursstanden gemaakt, enkel en alleen uit stevig karton. Op het einde van de meeting overhandigde ze ons een visitekaartje en hoopte ze op een mogelijke samenwerking met thepubagency. Joke en Sofie S. leken alvast geïnteresseerd!

EINDWERK UMICORE

2008-06-16T20:10:00.006+02:00

Zoals bijna alle laatstejaarsstudenten heb ook ik me de afgelopen maanden beziggehouden met het schrijven van een eindwerk. Van de Arteveldehogeschool in Gent moesten we op zoek naar een onderwerp dat gelinkt kon worden aan ons stagebedrijf. Ik besloot om een eindwerk te schrijven over het materiaalverwerkingsbedrijf Umicore. Die naam klinkt u misschien niet bekend in de oren, maar door even naar de website te surfen http://www.umicore.be/, wordt u snel één en ander duidelijk.

Ik heb dit onderwerp gekozen op aanraden van mijn stagebureau. Umicore is momenteel namelijk dé grote klant van thepubagency. Het bedrijf heeft een indrukwekkende geschiedenis achter de rug en de thematiek van die geschiedenis kadert binnen mijn opleiding. Daarom was ik snel voor het voorstel van thepubagency gewonnen.

Toen Umicore nog Union Minière heette, was het een van de grootste vervuilers van België, dat onder andere ook Congo misbruikte voor eigen gewin. Enkele jaren geleden onderging het bedrijf een indrukwekkende imago- en naamswijziging en sindsdien is het in volle bloei. Zowel het uitpluizen van Umicore's algemene geschiedenis (met daarbij de vuile was), als de invloed van hun strategische ingrepen en wijzigingen, leken me het onderzoeken waard!

Sedert zijn naamsverandering is Umicore uitgegroeid tot dé pionier in België op vlak van duurzaam ondernemen. Umicore investeert dan ook in 'schone technologieën'. Die technologieën moeten milieuvriendelijke oplossingen bieden die aansluiten op het groeiende bewustzijn van de eindigheid van onze hulpbronnen en op de noodzaak van een duurzame omgang met ons klimaat. De 'schone materialen' van Umicore zijn onder andere de bouwstenen van herlaadbare batterijen voor draagbare computers en telefoons, of zijn zonnecellen voor satellieten en zonnepanelen alsook de brandstofcellen voor de toekomstige generatie milieuvriendelijke wagens. Kortom allemaal oplossingen om op een efficiënte, duurzame en milieuvriendelijke manier energie op te wekken en op te slaan.

Hieronder kan u een filmpje bekijken dat een perfecte illustratie is van Umicore's activiteiten. De door zonne-energie aangedreven 'Umicar' ging in 2007 als tweede over de finish van de World Solar Challenge Race in Australië.

WEEK 11 - 'CHANGES'

2008-06-08T20:28:00.003+02:00

Maandagochtend startte weer met een algemene accountvergadering. Tijdens zo’n vergadering overloopt elke account de verschillende klanten waarvoor hij/zij aan het werk is. Er wordt dan aandacht besteed aan de lopende projecten en het budget dat de account per project voorziet. Als er zich ergens problemen voordoen, wordt er op deze wekelijkse vergadering met de hele groep naar een oplossing gezocht. Iedereen is vrij om een voorstel op tafel te gooien. Op het einde van de vergadering vraagt David of Roderick steeds of iemand nog opmerkingen heeft. Dan komen er meestal praktische zaken aan bod zoals: ‘we moeten de keuken properder achterlaten’ of ‘het licht in de hal moet worden hersteld’.

Dit keer werd er een heel verhuis voorgesteld. Bijna iedereen komt aan een ander bureau te zitten. Er hebben zich de afgelopen maanden namelijk nogal wat veranderingen voorgedaan in thepubagency. Sofie, mijn stagebegeleidster, ruilt binnen twee weken haar job bij thepubagency in voor een nieuwe job, dichter bij huis, met een grotere klemtoon op ‘verkoop’. Door het vertrek van Sofie en door het toenemend aantal klanten van thepubagency, besloot het bureau om twee nieuwe medewerksters aan te werven. Ann Bossers wordt de nieuwe Account Executive, die onder andere Frank zal bijstaan voor de klant Umicore, en Deepanjali Devriendt wordt de nieuwe ‘traffic manager’ van het bureau. Dit is een nieuwe functie die werd gecreëerd om de communicatie tussen de verschillende afdelingen vlotter laten verlopen. Zij moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat iedereen zijn/haar deadlines respecteert. Bovendien is zij vanaf nu ook de enige die in contact staat met de leveranciers. Op die manier zal er consequenter beroep worden gedaan op de juiste leveranciers en bijgevolg kan thepubagency met sommigen een langdurigere relatie opbouwen en eventuele voordelen bekomen. Dat was vroeger moeilijker aangezien elke account werkte met zijn/haar eigen leveranciers.

Over mijn taken van deze week ga ik niet veel uitweiden. Ze liggen steeds in dezelfde lijn en ik blijf ook werken aan de lopende projecten, waarover ik de vorige weken al heb verteld. Ik wil wel graag nog schrijven dat ik deze zomer vakantiewerk zal doen voor thepubagency. In de maand augustus mag ik meewerken aan een kustactie voor Loirewijnen onder het goedkeurend oog van Joke. Wat mij precies te doen staat, is nog niet helemaal duidelijk. Het lijkt alvast heel leuk: elke dag zal thepubagency een gezellige stand opstellen in twee Vlaamse cafeetjes, waar enkele hostesses de Loirewijnen zullen promoten. Iedereen is er welkom, dus misschien moet u ook maar eens een kijkje komen nemen ...

WEEK 9 - MIJN EERSTE EIGEN 'JOB'

2008-05-25T23:40:00.003+02:00

Opnieuw een werkweek die startte op dinsdag!

Zoals ik vorige week ook al vermeldde, hou ik me steeds meer bezig met lange termijnopdrachten. Daarom is het niets nieuws als ik vertel dat ik me dinsdag vooral bezighield met telefoneren naar bouwbedrijven voor Vedett, met het aanpassen van de website en met de meting van de HR-campagne van Umicore.

Dinsdagmiddag kwamen Rita Pannemans en Stefaan Decaesstecker van Umicore’s HR-afdeling naar thepubagency voor een vergadering. Zoals beloofd, gaf Sofie ook aan mij het woord tijdens de meeting. Ik mocht mijn voorbereide document voor hen kopiëren en mijn voorstellen op tafel gooien. Mijn idee om een korte internetenquête op hun website te plaatsen, viel erg in de smaak. Nu hebben ze gevraagd om tegen de volgende meeting, op 5 juni, een heel draaiboek uit te werken. Dit betekent dat ik tegen dan een inhoudelijk en visueel ontwerp van de vragenlijst moet klaar hebben en een overzicht van de prijzen. Bij die uitwerking komt heel wat kijken. Het is de eerste opdracht die volledig voor mijn eigen rekening is. Als dat maar goed afloopt … ;-).

Woensdag en donderdag ging ik verder met mijn lopende taken. Daarbovenop zocht ik samen met Sofie S. nog wat promotiemateriaal voor Molco, een klant van thepubagency die voor haar deadlines wel heel kort op de bal speelt. Sofie S. krijgt vaak late briefings voor opdrachten die heel snel klaar moeten zijn. Dus probeer ik haar een handje toe te steken waar het kan. Woensdag had Sofie S. mandjes gevonden die in aanmerking kwamen voor een promotieactie, en aangezien ze die heel vlug ter beschikking moest hebben, ging ik op donderdag samen met haar bij de leverancier de mandjes gaan bekijken.

Diezelfde dag vroeg ik aan Sofie C. of ze even tijd had voor mij. Ik wilde graag met haar overlopen hoe ik het draaiboek voor Umicore ging aanpakken. Ik had mijn ideeën kort op papier gezet, maar aangezien het de eerste keer was dat ik zo’n eigen ‘job’ kreeg, zag ik natuurlijk een aantal dingen over het hoofd. Zo moet er bij de prijsberekening bijvoorbeeld altijd een bepaald bedrag worden ingerekend voor de ‘account handling’. Samen overlegden we ook wie ik allemaal moest contacteren.

Op het einde van de dag kwam Roderick bij mij. Hij vroeg me om een twee samenvattingen te maken van opdrachten die hij me enkele weken geleden had gegeven. Ik bekeek onder andere grondig alle resultaten van de enquête die ik had afgenomen en maakte een documentje op met de belangrijkste bemerkingen.

Daarna vertrok ik huiswaarts, het was een korte, maar drukke week geweest.

WEEK 8 - STEEDS MEER VERANTWOORDELIJKHEID

2008-05-13T20:58:00.007+02:00

Hoe langer ik bij thepubagency werk, hoe meer het niveau van mijn opdrachten stijgt. Het zijn bovendien meestal opdracht die niet afgehandeld zijn na een paar uurtjes werk, maar die gedurende een aantal weken moeten worden opgevolgd. Zo gaf ik deze week bijvoorbeeld nog steeds data in van binnengekomen enquêtes, ik werkte nog verder aan de opdracht voor Umicore en ik deed nog een paar telefoontjes voor Brussels Airport.

Daarnaast kreeg ik maandagmiddag te horen dat er bij thepubagency nog een paar opdrachtjes op mij lagen te wachten, maar daarover gingen ze mijn dinsdag briefen. Ik had op de tussentijdse evaluatie verteld aan mijn stagebegeleider van op school dat ik heel graag bij thepubagency werkte, maar dat ik wel wat meer verantwoordelijkheid aankon. Dat hoefde Sofie geen twee keer te horen, want ik kreeg direct een heel bord kersverse werkjes voorgeschoteld:

Ik mocht de website van thepubagency updaten – en ben daar intussen nog steeds mee bezig. Dit houdt in dat ik in het systeembeheer van de website kan en dat ik een aantal tekstjes zelf mag herschrijven of mag verbeteren. Bovendien moet ik ervoor zorgen dat de Engelse en de Nederlandse versie van de website perfect op elkaar zijn afgestemd. Hiervoor kan ik altijd beroep doen op Frank om de teksten correct te vertalen.
Ik mocht helemaal alleen een opdracht opvolgen van de studio. thepubagency heeft voor hun FIT-netwerk fiches ontworpen die als het ware een 'visitekaartje' zijn van het netwerk. Al hun belangrijkste realisaties worden elk apart beknopt weergegeven op een fiche en samengevoegd in een mooi mapje. Het was aan mij om de fiches na te kijken en ervoor te zorgen dat de studio alle fouten goed verbeterde.
Daarbovenop kreeg ik van David nog een belangrijke opdracht. thepubagency heeft namelijk een leuke reclamestunt bedacht voor het biermerk Vedett. De stunt kan wel enkel doorgaan als er een aantal bouwbedrijven bereid zijn om eraan mee te werken. Nu is het uiteraard aan mij om enthousiaste bouwbedrijven te mobiliseren. Ik begon onmiddellijk rond te bellen naar alle bouwbedrijven die hiervoor – volgens mij – in aanmerking komen, maar het liep niet van een leien dakje. Vele bedrijven zijn van mening dat alcohol en de bouwsector geen goede combinatie is … . Toch blijf ik volharden en ga ik hier volgende week mee door.
Ten laatste mocht ik deze week voor Sofie S. wederom op zoek naar promotiemateriaal. Ik surfte hiervoor een tijdje op het internet en vroeg enkele prijsoffertes aan.

De dagen vliegen voorbij tijdens de stage. De laatste weken is er nooit een moment geweest waarop ik niet wist wat doen. Ik heb tegenwoordig altijd iets om handen en zo zijn de dagen telkens snel om. Ik heb het echt graag zo en ik keer steeds huiswaarts met een zelfvoldaan gevoel. Al een geluk, want normaalgezien kan niemand me een ganse dag binnen houden als er buiten een zalig zonnetje schijnt!

DOSSIER MONEYMAKER

2008-05-02T11:56:00.006+02:00

U hebt het in mijn vorige berichten misschien al kunnen lezen, maar tijdens de vierde en de zesde stageweek heb ik een dagje minder mogen werken. Ik kreeg die twee daagjes vrij in ruil voor mijn medewerking op het MoneyMaker Event van Sanoma Magazines, gerealiseerd in samenwerking met thepubagency.

Het Event vond twee keer plaats. Een keer in Wallonië en een keer in Vlaanderen, respectievelijk op zaterdag 12 en zaterdag 19 april 2008. Het was hard werken en het waren lange dagen. Vooraleer ik mijn ervaringen met u deel, eerst een heel klein woordje uitleg over de inhoud van het concept MoneyMaker.

MoneyMaker, een loyalty platform

MoneyMaker werd in het leven geroepen door Sanoma Magazines Belgium als een manier om de trouwste klanten, allemaal Belgische persverkopers, te belonen en om een meerverkoop bij hen te realiseren.

Het is een soort loyalty platform waarbij de deelnemende persverkopers punten kunnen verdienen op basis van verschillende criteria zoals onder andere visibiliteit en omzet. Zo krijgt een persverkoper bijvoorbeeld punten omdat hij een stoepbord heeft met de voorpagina van de Flair erin, of omdat zijn omzet, gerealiseerd door de verkoop van Sanoma Magazines, met een bepaald percentage is gestegen.

Nu denkt u misschien: ‘Oké, maar de ene Press Shop is de andere toch niet? In de ene is er misschien veel meer plaats om posters op te hangen en in de andere komen er misschien meer klanten over de vloer?’ Gelijk hebt u, en dat weet Sanoma Magazines natuurlijk ook! Daarom wordt het niveau van de verschillende criteria voor elke Press Shop afzonderlijk bepaald aan de hand van hun prestaties het jaar ervoor.

De punten worden toegekend door commerciële adviseurs die de stand van zaken controleren in de verschillende boekenwinkels.

Het MoneyMaker Event

Na afloop van het loyalty platform werd er dit jaar een grote feestavond georganiseerd voor de 1500 beste deelnemers. Dit was bovendien dé gelegenheid voor Sanoma Magazines om de allerbeste klanten eens goed in de watten te leggen.

Het was een avond van niveau, die volledig in het teken stond van de aanwezigen. In Wallonië vond het Event plaats in Ittre, meerbepaald in het ‘Palais de Plume’. Ongeveer zo’n 350 genodigden kwamen die avond opdagen. In Vlaanderen hadden we te maken met een dubbel zo groot aantal aanwezigen, waardoor de Antwerpse Zuiderkroon in een mum van tijd volledig gevuld was met gasten. Na afloop van de evenementen moest worden toegegeven dat de gekozen locaties niet ideaal waren voor de festiviteiten, simpelweg omdat het aantal aanwezige persverkopers veel groter was dan gepland. Zowel Sanoma Magazines als thepubagency had zo’n grote opkomst niet verwacht.

Het verloop van beide avonden was tamelijk parallel:

Omstreeks 19.00 arriveerden de eerste gasten.

Vanaf dan vond er een receptie plaats tot wanneer de meeste genodigden aangekomen waren.

De receptie werd gevolgd door een speech van de General Manager die de avond inleidde met een woordje uitleg over Sanoma Magazines en MoneyMaker.

Special Act.
In Wallonië deden drie turners een heel mooie acrobatische act, 'Main à Main' heette hun performance. Het was te vergelijken met een sketch uit ‘Cirque du Soleil’.
In Vlaanderen werd er een ‘Tissue Act’ opgevoerd door drie Nederlandse turners. Heel mooi acrobatenwerk aan twee katoenen linten die aan het plafond waren vastgemaakt. Foto’s van de acts kan u hier rechts bekijken.

Diner.
Zowel in Wallonië als in Vlaanderen was het een hele opgave om alle gasten een plaatsje toe te wijzen in de overvolle eetruimte.

Liveoptreden van een band.
De band die in Wallonië optrad, heette Cookies en Cream en was een ware de domper op de avond. Hun muziekstijl was niet aangepast aan de smaak van het publiek en heel wat gasten gingen er tijdens het optreden vandoor. Bovendien waren ze Nederlandstalig en zelfs na een duidelijke briefing spraken ze de genodigden nog in het Nederlands aan.
Op het Nederlandstalige evenement zorgde de band dan weer voor het omgekeerde effect. Raf van Brussel en de zijnen, The Sublimo’s genaamd, wisten het publiek te betoveren met goed gebrachte covers. Geen man of vrouw in de zaal zat nog stil op hun stoel. De dansvloer was gevuld met swingende persverkopers en zelfs de hele crew heeft enthousiast meegekeken.

DJ-set tot en met 03.00.

Mijn eigen indruk voor, tijdens en na het Event

Hetgeen me het langst zal bijblijven van die twee zaterdagen is: ‘Man, wat is een evenement vermoeiend!’

Als organiserend bureau verwacht men dat je aanwezig bent van begin tot eind. Dit betekent toekomen als eerste om 09.00 ’s morgens en rond 04.00 ’s nachts, als laatste, eindelijk terug naar huis vertrekken. (Gelukkig heeft Sofie mij de eerste zaterdagavond een beetje gespaard en mocht ik al rond 01.30 ’s nachts naar huis vertrekken, toen het feest nog niet helemaal afgelopen was.)

Eigenlijk zijn de organiserende taken van een bureau afgelopen op de dag van het evenement zelf. Het enige wat je te doen staat op die langverwachte dag, is ervoor zorgen dat alles wat je voordien organiseerde, ook effectief verloopt zoals gepland. Op zich lijkt dat niet veel werk, maar geloof me, het is één van de meest vermoeiende jobs die je kan hebben! Bij de opzet van een evenement zijn er ontzettend veel partijen waarmee je rekening moet houden.

Ik som de belangrijkste even op:

De klant, meer bepaald de instantie waarvoor je het evenement organiseert, moet je tevreden stemmen.

Je moet ervoor zorgen dat de gasten het naar hun zin zullen hebben.

De band en de special act verwachten een soort service in ruil voor hun performance.

De technici moeten hun materiaal naar behoren kunnen installeren.

De catering moet goed werk kunnen leveren.

Je moet overleggen met de verhuurders van de zaal over wat kan en wat niet, wat waar moet staan, … .

Als laatste zijn er de bijkomstige, kleine klusjes, die van het evenement een geslaagd en afgewerkt geheel maken. Dit zijn de taakjes die het bureau meestal zelf moet uitvoeren.

Ik werd voornamelijk ingezet voor de bijkomstige en kleine klusjes, aangezien mijn ervaring nog iets te beperkt is om een gans evenement in goede banen te leiden ;-). Hiervoor had thepubagency ook een roadie ingehuurd, Yves. Hij had zowat de verantwoordelijkheid voor alle praktische zaken van het evenement. Het is voornamelijk met hem, dat ik die twee zaterdagen heb meegewerkt.

We hebben samen een blauwe loper gelegd, wegwijzers voor de gasten opgehangen en weer weggehaald, beachflags opgezet en afgebroken, andere vlaggen opgehangen, kaarsen klaargezet, aangestoken en opgeruimd, … en nog een heleboel andere klusjes.

Het zijn niet onmiddellijk de taakjes waarvoor je Communicatiemanagement moet hebben gestudeerd, maar zoals je wel kan afleiden uit mijn beschrijving van het Event, heb ik een heleboel bijgeleerd. Bovendien mag je jezelf altijd de mooie titel ‘Eventplanner’ toekennen, een beetje zweten en jezelf vuilmaken hoort er altijd bij. Daarom zal je mij niet horen klagen over de werkjes die ik daar moest doen, het hoort er gewoon voor iedereen bij.

WEEK 7 - TELEFONEREN, TELEFONEREN EN NOG EENS ... TELEFONEREN

2008-05-01T12:41:00.009+02:00

U had het misschien al kunnen afleiden uit de titel van dit bericht, maar deze week heb ik voornamelijk … getelefoneerd!

Maandag heb ik wel tweehonderd telefoonnummer opgebeld! Ik telefoneerde naar Vlaamse, Waalse, Franse en Nederlandse reisbureaus om te vertellen dat het gratis pakketje, dat ze op de website van Brussels Airport hebben besteld, binnen enkele dagen zal worden geleverd. Op het einde van de dag was ik zo dolgedraaid, dat het standaardzinnetje, waarmee ik elk gesprek begon, zich bleef afspelen in mijn hoofd, lang nadat ik thepubagency ’s avonds had verlaten. Joke dacht zelfs dat ik erover ging dromen, maar zo’n vaart heeft het gelukkig niet gelopen.

En ja hoor, ook dinsdag was de telefoon aan mijn oor gekluisterd! Dit keer moest ik op zoek naar wijnhandelaars die de roséwijn Cabernet d’Angou van het jaar 2007 verkochten. Al gauw bleek dat deze handelaars in de minderheid zijn en ik heb bijna de hele dag moeten telefoneren om twaalf geschikte verkooppunten te vinden.

Later werkte ik aan mijne kleine project voor Umicore en stuurde ik nog enkele enquêtes rond, want de respons moet nog een beetje de hoogte in.

Woensdag zat ik samen met Sofie omdat ik de resultaten van mijn - geringe - opzoekingwerk voor de meting van Umicore’s HR-campagne uit de doeken wou doen. Er rest ons nog enige tijd vooraleer de volgende Umicoremeeting plaatsvindt, maar ik wou toch al even toetsen bij Sofie of ik wel in de goede richting aan het werken ben. Ik stelde haar onder andere voor om een korte online enquête uit te voeren op de rekruteringswebsite van Umicore. Sofie leek onmiddellijk gewonnen voor dit idee en volgende week mag ik het voorleggen aan Frank. Als hij ook groen licht geeft, mag ik de vragenlijst meer in de diepte gaan uitwerken.

Eerder die dag maakte ik voor Sofie S. een kleine concurrentieanalyse van merken die een premium label op de markt hebben gebracht, omdat één van haar klanten hetzelfde idee voor ogen heeft. Bij zo’n nieuw ‘kwaliteitsmerk’ hoort natuurlijk een nieuwe kwalitatieve huisstijl. Opdat de studio een idee zou hebben over de richting waarin ze moet werken, vroeg Sofie S. aan mij om enkele premium labels in kaart te brengen.

Woensdagmiddag omstreeks 14.00 uur brak er een spannend moment aan. Het was het tijd voor mijn tussentijdse evaluatie! Omdat de stageperiode intussen al voor de helft is verstreken, kwam Meneer Moons even horen hoe ik het er in thepubagency vanaf breng. Ik was een heel klein beetje zenuwachtig voor zijn komst, voornamelijk omdat iedereen in het bureau mij er om het uur aan deed herinneren dat ik straks geëvalueerd werd, kwestie van mij een beetje op te jutten ;-). Toen ik de positieve commentaren hoorde, was ik heel opgelucht. Blijkbaar zijn ze in het bureau erg tevreden over mijn medewerking en dat stemt me gelukkig, zeker omdat ik het zelf ook een aangename plek vind om te werken!

WEEK 6 - FRANCAIS EST IMPORTANT

2008-04-27T19:27:00.005+02:00

Week zes was opnieuw een kort werkweekje. Maandag had ik een dag vrijaf gekregen omdat ik zaterdag een hele dag in de weer was geweest in de Zuiderkroon in Antwerpen. Zo’n dagje vrij kwam als geroepen na gewerkt te hebben van zaterdagochtend 09.00 uur tot zondagochtend 04.00 uur. De rest van die zondag bracht ik grotendeels door in mijn zetel. Bijgevolg kon ik de vrije maandag goed gebruiken voor mijn eindwerk en om enkele bibliotheekbezoekjes te plegen.

Dinsdagochtend vertrok ik weer helemaal uitgerust naar mijn stageplaats.

De afgelopen week in een notendop:

Dinsdag 22.04.2008

Toen ik die ochtend op het werk arriveerde, trof ik aantal nieuwe gezichten aan. Joke had enkele studenten ingehuurd voor het vervolg van de DM-actie, waarover ik het vorige week had. Zij deden maandag en dinsdag de rest van de telefoontjes en ook ik hielp nog even mee op het moment dat de tijd drong. Samen zorgden we ervoor dat het beoogde aantal respondenten alsnog werd behaald.
Sofie overliep samen met mij de evaluatie van het Sanoma Event, dat de Miekes hadden doorgestuurd. We kwamen tot de conclusie dat – hoewel het evenement heel geslaagd was – de klant toch over elk detail bleef muggenziften. De meest banale zaken stonden in hun verslag te lezen.
De rest van de dag besteedde ik aan de enquête. De personen uit de database, die Roderick en ik vorige week hadden opgesteld, moesten worden gecontacteerd. Heel wat emailadressen had ik onmiddellijk ter beschikking. Ik kon dus veel enquêtes direct digitaal versturen. Daarnaast waren er een groot aantal personen waarvan we enkel een telefoonnummer hadden. Ik heb hen allemaal opgebeld en de meeste waren bereid om mee te werken. Ik kreeg hun emailadres en mocht de enquête opsturen. Tamelijk snel begonnen de antwoorden binnen te stromen en ik kon aanvangen met de verwerking van de gegevens. Bovendien had ik in het weekend al een aantal enquêtes afgenomen, waarvan ik de resultaten kon ingeven.

Woensdag 23.04.2008

Ik werkte verder aan de enquête.
Ik besteedde wederom heel wat tijd aan het project van Umicore.
Ik hielp de andere studenten weer mee met telefoneren voor de DM-actie. Vandaag moesten alle geregistreerden opnieuw worden gecontacteerd om een dag af te spreken waarop hun gratis pakketje kon worden afgeleverd. De geregistreerden zijn voornamelijk Belgen, maar ook Nederlanders en Fransen. Vandaag had ik heel wat Franstaligen aan de lijn en in het begin was ik een beetje zenuwachtig omdat ik bang was dat ik niet snel genoeg op mijn woorden zou kunnen komen. Frans praten aan de telefoon vind ik nog altijd een beetje moeilijker dan Frans praten tegen iemand die jou ook kan zien. Maar het verliep vlotter dan verwacht. Ik vind zoiets trouwens een goede en belangrijke oefening naar later toe.

Donderdag 24.04.2008

Vandaag liep de deadline van mijn enquête af. Om 15.00 uur vertrok Robin naar de klant en het was de bedoeling dat hij de resultaten van de vragenlijst kon voorleggen. Om de representativiteit van de antwoorden een beetje te verhogen, moest ik in allerijl op zoek naar nog een tiental ingevulde enquêtes. Ik belde alle personen uit de database, die nog niet geantwoord hadden, opnieuw op en vroeg hen om hun antwoorden desnoods telefonisch door te geven.
De rest van de dag maakte ik nog heel wat Franstalige telefoontjes.

WEEK 5 - VAN OUTSIDER NAAR INSIDER

2008-04-21T23:05:00.004+02:00

Sofie had me vorige week gevraagd om maandagochtend stipt om 09.10 uur aanwezig te zijn op het bureau. Er stond een vergadering met Umicore’s verantwoordelijken van de Human Ressources-afdeling op het programma en ik mocht erbij zijn. Ik haastte me van de trein naar mijn fiets en legde vliegensvlug de twee kilometer af naar thepubagency. Nog een beetje vermoeid van het evenement zaterdag, volgde ik de vergadering alsnog heel aandachtig. Sofie verwachtte namelijk van mij dat ik nadien de studio briefte in verband met een personeelsadvertentie.

Ik had het gevoel dat de vergadering vrij chaotisch verliep. Er zijn teveel mensen betrokken bij de Umicore-case en het is niet meer duidelijk wie verantwoordelijk is voor wat. Iedereen wil input leveren, maar dat vertraagt de hele zaak. Uiteindelijk besloten de leden van de vergadering om een algemene bijeenkomst te organiseren, waarop men allemaal tezamen orde op zaken zal stellen.

Maandagnamiddag werkte ik verder aan de concurrentieanalyse, die trouwens ook in functie is van de klant Umicore, maar een heel andere invalshoek heeft dan het onderwerp van de vergadering die ochtend. Ik werkte het document af, zodat het woensdag kon worden gebruikt tijdens een andere meeting in verband met Umicore.

Ik kan er intussen niet meer omheen dat het materiaaltechnologiebedrijf dé klant is van thepubagency. Het bureau is verantwoordelijk voor alle communicatie van Umicore en er wordt met man en macht aan de case gewerkt.

Ook dinsdag spendeerde ik het grootste deel van mijn dag aan Umicore. Op de vergadering maandagochtend vertelde de klant dat ze een meting op touw wil zetten die het effect van de HR-campagne weergeeft. Hier komt mijn verworven kennis van het vak Marktonderzoek goed van pas. Ik denk er zelfs aan om mijn cursus volgende week mee te nemen naar het bureau, kwestie van mijn geheugen nog eens op te frissen.

Nu Peter, de Office Manager, er niet meer is, is het sinds deze week ook mijn taak om zoveel mogelijk telefoontjes op te nemen. In het begin was dat een gesukkel van jewelste, want ik kreeg de beller maar niet doorgeschakeld met de juiste persoon. Gelukkig bevindt iedereen in het bureau zich op loopafstand van elkaar en kon ik mijn foutjes gemakkelijk verbergen. Op het einde van de week verliep alles wel al een pak vlotter.

Woensdag werd ik ingeschakeld om de respons van een DM-actie een beetje de hoogte in te sturen. thepubagency had een leuke mailing verstuurd via de post, waarin werd gevraagd aan de bestemmelingen om zich te registreren op de website. In ruil daarvoor zouden ze binnenkort heel wat nuttige en plezante geschenkjes kunnen ontvangen, maar een wild enthousiasme bleef tot nog toe uit. Daarom kreeg ik de database voorgeschoteld en moest ik telefoneren naar degene die de mailing toegestuurd kregen, maar nog niet geregistreerd hadden. Op zich is dit niet altijd een even dankbaar jobje. Gelukkig verhoogde het aantal registraties zienderogen.

’s Middags vond de tweede meeting voor Umicore plaats. Zoals de vergaderingen van de vorige weken, was ook deze samenkomst een heel leerrijke ervaring. Umicore’s communicatiecampagne begint steeds meer vorm te krijgen en het is interessant om de evolutie van zo dicht bij te kunnen volgen. Bovendien ben ik ondertussen geëvolueerd van stille, luisterende studente naar actief meewerkende stagiaire. Ik ben al vrij goed op de hoogte van de case en mag nu een eigen bijdrage leveren: opzoekingzwerk uitvoeren en tijdens de vergadering toelichten. Achteraf mocht ik eveneens het verslag van de vergadering schrijven.

Donderdag pleegde ik nog heel wat telefoontjes om het succes van de DM-actie op te drijven. Daarnaast belde ik een aantal firma’s op die bestelwagens verhuren. De geschenkjes van de DM-actie moeten in de komende drie weken worden geleverd aan alle degene die zich wel registreerden. Ik vond slechts één bedrijf dat nog vier bestelwagens kon voorzien in zo’n korte tijdspanne. Ik plaatste de bestelling en maakte hiervoor een bestelbon op.

In de namiddag riep Roderick mij bij zich om mij verder te briefen over de enquête die ik vorige week opstelde. Samen stelden we een database op van mogelijke respondenten en bespraken we het verdere verloop van de bevraging. Ik nam enkele enquêtes mee naar huis omdat heel wat mensen uit de doelgroep ook in mijn leefwereld terug te vinden zijn.

Ik heb de indruk dat ik elke week een stukje verantwoordelijkheid bijkrijg en dat ik het bijgevolg elke week een stukje drukker heb. Ik heb het graag zo en bovendien voel ik me steeds meer een insider van het bureau, terwijl ik de eerste weken – logisch natuurlijk – precies 'de stagiaire' was.

WEEK 4 - THEORIE WORDT PRAKTIJK

2008-04-10T21:18:00.002+02:00

Deze week kleefde Joke dit stickertje op mijn mouw.

Maandagochtend startte zoals een maandagochtend hoort te starten in thepubagency: met een vergadering tussen de verantwoordelijken en alle accounts. Op mijn allereerste stagedag zei Sofie dat er elke maandagochtend zo’n vergadering plaatsvond, maar het was nu mijn vierde maandag en mijn eerste algemene vergadering.

Tijdens zo’n bijeenkomst worden alle lopende projecten besproken. Elke account vertelt hoe het gaat met de klanten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is, welke problemen er zijn, of de voortgang nog volgens planning verloopt enzovoort. Indien er zich problemen voordoen, zoeken ze samen naar een constructieve oplossing. Het belang van zo’n vergadering spreekt voor zich en het lijkt me een ideale manier van werken. Iedereen kan meedenken en iedereen is op de hoogte van elke case waaraan het bureau werkt.

Later die dag kreeg ik enkele leuke taakjes en het was 18.00 uur voor ik het wist. Ik mocht een display fotograferen om een prijsofferte aan te vragen, ik moest een database met foto’s opstellen, een invulformulier aanmaken in Excel en ‘wistje-datjes’ uitschrijven voor in een direct mailingactie.

Ook dinsdag is voorbijgevlogen. Ik heb een Engelse briefing gemaakt voor de website waaraan ik al een hele tijd meehelp. Het was niet zozeer een echte briefing, maar eerder een schematisch overzicht van de website-indeling.

Daarna werd ik bij ‘de bazen’ – David Claeys en Roderick Lindner - geroepen. Spannend!
Ze gaven me een vooruitzicht van de projecten waaraan ik, rechtstreeks voor hen, zal meewerken. Ze hadden me nooit eerder een echte opdracht gegeven, maar nu vroegen ze me onder andere om een korte enquête op te stellen en om een grondige concurrentieanalyse uit te voeren. Dinsdagnamiddag was de enquête klaar en goedgekeurd.

Woensdag werkte ik een hele dag aan de concurrentieanalyse. Op zich is het een interessante opdracht, maar er kruipt veel tijd in en ik zal er maandag alleszins nog eventjes zoet mee zijn. Het was een lastige dag, omdat hij geen afwisseling bevatte. Op het einde had ik het zelfs een beetje lastig om mijn aandacht erbij te houden.

Het is wel leuk om te merken dat ik langzaamaan steeds serieuzere opdrachten krijg. Bovendien ondervind ik tijdens mijn stage echt wat ik gestudeerd heb. Dingen die in theorie soms heel banaal leken, krijg nu eindelijk een duidelijke invulling.

Vandaag, donderdag, had ik vrijaf. Normaalgezien ging ik de komende maandag thuisblijven, maar ik mocht mijn vrije dag omwisselen omdat ik een belangrijke taak moet indienen op school voor maandagochtend 09.00 uur.

Ik vind het wel jammer, want deze avond staat er een afscheidsfeestje op het programma. Alle collega’s gaan samen iets eten en drinken omdat Peter, de Office Manager, een andere job heeft gevonden en omdat Ben, Art Director, drie maand lang op reis vertrekt. Als het niet in Antwerpen was geweest, was ik zeker van de partij geweest!

WEEK 3 - ROUTINE?

2008-04-06T16:08:00.005+02:00

Week drie en het routinegevoel begint zich langzaamaan te nestelen. Tijdens de eerste twee stageweken had ik soms wat kriebels omdat er zoveel nieuwe indrukken op mij afkwamen. Intussen begin ik mijn weg te vinden in de Antwerpse stad en in mijn job als stagiaire, waardoor ik ’s morgens wat meer relax naar thepubagency kan vertrekken (ik ben zelfs zo ontspannen dat ik wel eens in de trein in slaap durf vallen :-)).

De complimentjes van mijn stagebegeleidster hebben dit ontspannen gevoel natuurlijk een beetje in de hand gewerkt. Sofie zei me deze week dat ze het leuk vindt om te zien dat ‘ik er zo in vlieg' en dat ik er geen problemen mee heb om mensen aan te spreken (rechtstreeks of aan de telefoon). Ook al zijn dit slechts kleinigheden, zoiets maakt mij meer zelfzeker en motiveert me om verder te doen.

Ik heb deze week elke dag aan mijn computer doorgebracht. Er waren geen klantenbezoeken of vergaderingen die ik kon bijwonen en dat vond ik wel wat spijtig. Ik vind het altijd leuk als mijn dagen een beetje afwisselend zijn. Ik weet dat zoiets uiteraard afhangt van week tot week en als er iets te beleven valt ‘buitenshuis’, proberen de accounts me altijd mee te nemen, zodat ik van alles wat zou kunnen meepikken tijdens mijn stage.

Ik heb alleszins nog een paar leuke vooruitzichten. Zo mag ik volgende week zaterdag en de zaterdag erna meehelpen op een evenement van Sanoma Magazines. Mijn stagebegeleidster is verantwoordelijk voor de organisatie van dit evenement. Het beloven twee drukke dagen te worden waarop Sofie me naar eigen zeggen goed zal kunnen gebruiken. In ruil voor mijn medewerking deze twee zaterdagen krijg ik de maandag, die erop volgt, telkens vrijaf. Het is iets helemaal anders dan werken op het bureau en ik ben benieuwd hoe de organisatie van zo’n evenement in elkaar steekt.

Hieronder vindt u een kort overzicht van mijn taken de afgelopen week.

De creatieve ontwerpen mee beoordelen van de website waaraan ik tot nog toe heb mogen meewerken.
Een contact report schrijven van het klantenbezoek vorige week.
Op zoek gaan naar communicatiemateriaal, dat aan de buitenkant van een winkel te kennen geeft dat er een opendeurdag aan de gang is.
Origineel P.O.S.-materiaal zoeken voor in de horecasector.
Websites van concurrenten vergelijken en analyseren.
Persberichten uitknippen en klasseren.
Geschikt materiaal zoeken voor tijdens een wijnproeverij.
Brochures, ontworpen door de studio, nakijken op fouten.
Leveranciers zoeken van displays en offertes aanvragen.
Positioneringen en headlines van concurrenten opzoeken en vergelijken.
…

WEEK 2 - EEN KORTE WERKWEEK

2008-04-01T22:12:00.001+02:00

Nog een klein beetje vermoeid van het drukke paasweekend begon ik dinsdagochtend mijn korte werkweek. Zonder stagebegeleidster weliswaar, want zij had een extra dagje verlof gekregen.
Geen reden tot paniek, Arteveldehogeschool Gent, de andere Account Executives hadden genoeg taakjes voor mij klaarliggen.

Een paar onafgewerkte opdrachten lagen nog op mij te wachten. Sommige prijsoffertes die ik de afgelopen week had aangevraagd, waren onbeantwoord gebleven. Het was aan mij om de leveranciers in kwestie op te bellen en hen om een antwoord te vragen. Ik stond ervan versteld hoe snel ik daarna bediend werd. Het leek wel alsof ik de meeste ervan moest overtuigen dat ik die offerte echt nodig had, vooraleer ze er tijd gingen voor vrijmaken. Velen blijven de telefoon duidelijk een betrouwbaarder medium vinden dan het internet. Misschien is dat ook wel zo?

Daarna mocht ik verder werken aan de website, waarover ik het vorige week al had. Ik schreef tekstjes om op de verschillende pagina’s van de nieuwe website te plaatsen. Om dit te kunnen doen, moest ik eerst een goed beeld hebben van het evenement. Na wat surfen op het internet, ging het schrijven heel vlot. Dergelijke opdrachten doe ik met veel plezier.

In de namiddag vond er opnieuw een brainstormsessie plaats. Deze vergadering volgde die op, die ik vorige week maandag ook bijwoonde. De aanwezigen zijn bezig met het uitdenken van een vervolgcampagne voor het bedrijf Umicore. Hoewel niemand daar zit te wachten op mijn inbreng, is het voor mij wel leuk om erbij te mogen zijn. Ik luister vooral, maar krijg intussen te zien hoe zo’n proces van begin tot eind in z’n werk gaat.

Woensdag kreeg ik te horen dat Sofie S. de dag erna een afspraak had met één van haar klanten. Zij wilde dus graag dat ik tegen dan alle gevraagde prijsoffertes had, zodat ze ermee naar haar klant kon stappen. Bovendien vroeg ze aan mij om uit te pluizen hoe de concurrenten van haar klant te werk gaan. Alle interessante informatie die ik kon vergaren, mocht ik in een korte PowerPoint-presentatie te gieten. Voornamelijk de opbouw van de website en het gebruikte P.O.S.-materiaal waren van belang.

Aangezien ik intussen tamelijk goed op de hoogte was van dit dossier, nam Sofie S. mij donderdag mee op klantenbezoek. Omdat het hier een gesprek betrof tussen maar twee personen, kon ik ook af en toe mijn zegje doen. Het was leuk om te voelen dat ze echt naar me luisterden en rekening hielden met hetgeen ik zei.

Ook ’s middags mocht ik mee op klantenbezoek. Dit keer nam m’n stagebegeleidster, Sofie C. mij onder haar hoede. Haar klant zocht een bedrijf om een nieuwe website te bouwen. Dus Sofie C. en ik trokken samen naar Deurne (daar is het bedrijf van de klant gevestigd), in het gezelschap van twee heren van Calibrate. thepubagency werkt regelmatig samen met Calibrate, een bedrijf dat onder andere gespecialiseerd is in het bouwen van websites. Sofie C. vroeg me om nota’s te nemen tijdens het gesprek, zodat ze me achteraf kan tonen hoe je een contact report opstelt.

Het bezoek van donderdagvoormiddag was bij een klant waarmee thepubagency al enkele jaren samenwerkt. De vergadering in de namiddag was een eerste briefing. Met andere woorden, het waren twee bezoeken met erg uiteenlopende doeleinden. Los daarvan was er ook een heel groot verschil merkbaar tussen de professionaliteit van de klanten en de manier waarop zij de Accout Executive behandelen. De ene case is duidelijk echt de andere niet.
Wordt ongetwijfeld nog vervolgd …

http://www.calibrate.be/

SPECIALE AANDACHT VOOR FIT

2008-03-28T19:11:00.001+01:00

Het was nog geen drie dagen geleden dat ik als stagiaire bij thepubagency aan de slag ging en ik werd al uitgenodigd om een receptie bij te wonen. Zo’n aanbod kon ik natuurlijk niet weigeren.

Op woensdagavond 19 maart 2008 vond in de Solvynstraat in Antwerpen ‘The Big Kick Off’ van FIT plaats. FIT is het nieuwe

initiatief van thepubagency en Alterego Marketing & Creation Nederland. Het concept is ontstaan vanuit de overtuiging dat ‘think global, act local’ dé marktbenadering is die heden ten dage het beste werkt in Europa. Het is intussen geweten dat het recept tot een succesvolle reclamecampagne schuilt in een algemene, grensoverschrijdende marketingstrategie, met kleine verschillen op de locale markten.

Omdat de diensten en het portfolio van beide agentschappen perfect op elkaar aansluiten, besloten ze hun deskundigheid en ervaring van de locale markt te bundelen over de grenzen heen. Zo werd een nieuwe alliantie geborden onder de noemer FIT, dat staat voor ‘Found In Translation’. De bureaus slaan de handen in elkaar op vlak van strategie, marketing en communicatie om doelgerichte oplossingen en specifieke diensten te kunnen aanbieden aan de drank-, voeding-, en cultuursector in de Benelux. In de nabije toekomst wil het FIT-netwerk zich uitbreiden naar landen buiten de Benelux.

De receptie ging van start met een hapje en een drankje in afwachting van alle genodigden. Dit was de ideale omgeving voor een eerste echte kennismaking met mijn collega’s. Ze bleken erg geïnteresseerd in mij en ik voelde me niet gewoon ‘de stagiaire’, die maar wat aanmoddert. Telkens wanneer er klanten of partners arriveerden, deden de mensen van thepubagency de moeite om mij voor te stellen en ik had het gevoel dat ik meetelde.

Tijdens de receptie kreeg ik ook de kans om een praatje te slaan met Romina. Zij is, zoals mij, studente Communicatiemanagement, maar haar stage bij thepubagency liep net op zijn einde. Ze vertelde me dat de stage voor haar een heel leerrijke en boeiende ervaring was geweest. Ze sprak vol lof over haar twee maanden in het bureau. Ik hoop dat ik ook zo’n goede periode tegemoet ga!

Toen alle gasten gearriveerd waren, boog David Claeys, één van de oprichters van thepubagency en FIT, zich over het spreekgestoelte. Hij lichtte kort toe waar FIT voor staat en welke filosofie achter het concept schuilgaat. Daarna gaf hij het woord aan een viertal sprekers. Zij plaatsten, elk op hun manier, de verschillen tussen Nederland en België in de kijker. Sommigen illustreerden dit aan de hand van een marketingcampagne. Hoewel de uiteenzettingen in het totaal net iets te lang duurden, was het toch een heel interessante avond. Met een goed gevoel reed ik woensdagavond van Antwerpen naar huis.

http://www.foundintranslation.info/

WEEK 1 - DE ALLEREERSTE INDRUK

2008-03-22T15:04:00.001+01:00

Op maandag 17 maart 2008 om kwart na negen arriveerde ik met een klein hartje op mijn stagebedrijf. Ondanks de gezonde portie zenuwen, had ik er wel een goed gevoel bij. Mijn toekomstige stagebegeleidster, Sofie Claeys, was tot nog toe altijd heel lief en niet al te zakelijk met mij omgegaan. Ik werd maandagochtend dan ook vriendelijk onthaald door haar. Ze introduceerde mij bij iedereen die al op de werkvloer aanwezig was en legde me kort de gang van zaken uit op het bureau. Sofie toonde me de keuken, waar iedereen samen luncht aan een grote tafel, de vergaderzaal, de studio (waar de creatieven aan het werk zijn) en het bureau met computer waar ik de komende maanden zal werken. Ik kreeg eveneens mijn eigen emailadres. Daar zal het vanaf nu allemaal gaan gebeuren.

De eerste dag verliep vrij chaotisch. Normaalgezien vindt er elke maandagochtend een algemene vergadering plaats, maar wegens omstandigheden was die afgelast. Iedereen had het heel druk die dag en er lagen nog geen concrete taken op mij te wachten. Daarom kreeg ik enkele dossiers ter inzage, zodat ik me een beeld kon vormen over de belangrijkste campagnes waaraan thepubagency momenteel het meeste tijd besteedt.

Na de middag mocht ik – in stilte – een creatieve brainstorm bijwonen. Drie strategic planners zaten samen om het verdere verloop van een reclamecampagne te bepalen. Het was interessant om te zien hoe dit proces in zijn werk gaat. Het deed me denken aan de strategische uitwerking van de case die we op school uitvoerden, behalve dat het gemuggenzift en de nutteloze discussies achterwege waren gelaten. Hier zat alles zo snel goed en het was to-the-point.

Op het einde van de dag kreeg ik zelf een taak toegewezen. Ik mocht een database aanpassen. Niet meteen de meest boeiende taak om mee te starten, maar ik was blij dat ik me nuttig kon maken. De volgende ochtend werkte ik eerst die database af en daarna kreeg ik een andere, leuke opdracht: een website in verband met een project uit 2007 moet worden geüpdate en worden aangepast aan het nieuwe project van 2008. Ik kreeg wat informatie over het project en mocht aan de hand daarvan enkele ideeën voor de structuur van de nieuwe website op papier zetten. Achteraf mocht ik die, samen met Joke, de account executive die instaat voor het project, briefen aan één van de creatieven.

In de loop van de week kreeg ik nog heel wat taken toegewezen. Ik zet ze hieronder kort op een rijtje. De ene opdracht was al wat interessanter dan de andere, maar zoiets hoort er nu éénmaal bij. Ik ben blij als ik het gevoel heb dat ik mijn steentje bij kan dragen.

Prijsoffertes aanvragen en op zoek gaan naar geschikte drukkers en leveranciers.
Ik mocht mee naar Career Launch, de grootste jobbeurs van Vlaanderen. thepubagency had daar de verantwoordelijkheid voor de stand van Umicore, een bedrijf gespecialiseerd in materiaaltechnologie. (hun missie: “Materials for a better life”). Sofie en Frank, de account executive voor Umicore, gingen er kijken of de stand eruitzag als gepland. Daarna deden ze ook wat aan ‘networking’, zoals men dat in de bedrijfswereld noemt. Hier en daar maakten ze een praatje en ze kregen er een lekkere gratis lunch … en ik natuurlijk ook, mmm.
Een database met foto’s ordenen.
Een folder, ontworpen door Jan, één van de creatieven, nakijken op fouten. Nadat ik enkele fouten had ontdekt moest ik die doorgeven aan hem en na zijn correcties het geheel nogmaals nakijken.
Ik mocht een mediaplan inkijken om een idee te krijgen van wat daar allemaal in staat en hoe elk detail wordt beschreven.
Informatie opzoeken over de wetgeving omtrent reclame langs de openbare weg en op privé-domein.
…

Op donderdagnamiddag maakte Sofie eventjes speciaal tijd voor mij. Samen concretiseerden we het onderwerp van mijn eindproject. Ze gaf me ook wat meer informatie over de verwachtingen van het bureau ten opzichte van mij en lichtte kort toe aan welke projecten ik in de toekomst zeker zal werken. Binnenkort mag ik een store check gaan doen en meewerken aan een groot evenement, waarop ik dan uiteraard ook aanwezig zal zijn. Er staan me alvast nog heel wat leuke taken te wachten.

OVER THEPUBAGENCY

2008-03-21T15:50:00.001+01:00

thepubagency is een full-service marketing- en communicatieagentschap, dat zich jaar na jaar verder specialiseerde rond food, drinks en culture. Het gaat voornamelijk om Fast Moving Consumer Goods, die stuk voor stuk nood hebben aan een specifieke benadering en strategie.

Een sterk team van 16 man staat in voor die creatieve full-service. Marketing- en communicatieadvies, projectbegeleiding, het creatieve proces, het studiowerk, media-advies en media-aankoop gebeuren allemaal in huis. Soms doet het bureau eveneens beroep op adviseurs, freelancers en specifieke evenementmanagers.

Het agentschap, dat zijn ontstaan kende in mei 2002, heeft heel wat grote namen uit de food business in zijn portfolio steken. Inbev, Coca-Cola, Unilever zijn slechts enkelen uit het lijstje. Ook in de non-foodsector haalde het bureau al enkele grote klanten binnen, zoals bijvoorbeeld Brussels Airport, Bruynzeel Keukens en 20th Century Fox Entertainment.

Waar pas ik nu in dit plaatje?

Ik deel een bureau met Joke Brys, Sofie Claeys, Sofie Sermon en Frank Van Parijs. Allemaal project- en/of accountmanagers, die ervoor zorgen dat de communicatie tussen de klant, de creatieven, de drukkers en andere belanghebbende partijen in goede banen wordt geleid. Sofie Claeys is mijn persoonlijke stagebegeleidster. Zij probeert me zoveel mogelijk bij haar taken te betrekken, maar ook bij de anderen mag ik af en toe een handje toesteken.

http://thepubagency.be/